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タイムカードとKING OF TIMEの違い

タイムカードとKING OF TIMEを比較

タイムカードとの違い

今もなお従来型のタイムレコーダーと紙のタイムカードを使用したアナログな勤怠管理が多いです。
しかし、近年クラウドの普及に伴い、容易・安価に導入できるクラウド型勤怠管理システムが普及しています。
紙のタイムカードを使用した管理方法にはいくつものデメリットがあります。
KING OF TIMEとタイムカードとの利便性を比較しました。

勤怠管理システムKING OF TIMEと紙のタイムカードの比較表

管理サーバーやVPNの設置が不要で全拠点の勤怠データをリアルタイムに管理でき、
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タイムカード
KING OF TIME
各拠点からタイムカードを集めて、
エクセル等で手動集計が必要
エクセル等で
手動集計が必要
×
○
不正打刻を
防げない
×
指紋認証等で
本人しか
打刻が出来ない
○
タイムカードが
ある場所に行かないと
確認できない
×
どこからでも
リアルタイムに
出勤状況を
確認できる
○
給与ソフトへ
手入力する
×
CSVデータでの
インポート
○
タイムカードの
保管場所が必要
タイムカードの
検索も大変
×
タイムカードの
電子化により
検索が簡単
○
手動補正
×
自動補正
○
不可能
×
可能
○

総務担当者100人に聞く、タイムカードでも管理は大変?総務担当者が抱えている課題と解決策

ITシステムが発達している現在でも、従業員の勤怠管理を「紙の出勤簿」や「タイムカード」で行っている会社は、まだまだ多くありそうです。しかし、集計の手間、チェックミスなど管理体制の問題や、それらの作業にかかる人件費などのコスト面等々、いろいろと課題は多いのでは?そこで、今回は様々な業界の総務担当者100人に、勤怠管理の現状を聞きました!リアルな課題と解決策を、あなたの会社の勤怠管理の参考にしてみませんか?

いまの勤怠管理システムで 困っていること 総務担当者100人に聞く!勤怠管理の現状とは? 勤怠管理システムをその理由と課題とは? 勤怠管理システムは導入しているけど、いまの勤怠管理システムで本当に満足?

総務担当者100人に聞く!勤怠管理の現状とは?

現在、あなたの会社では従業員の勤怠をどのように管理していますか?(複数回答可)

調査の結果、勤怠管理の方法で最も多かったのは、なんと「紙(出勤簿)」でした!全体の4割近くを占めており、続く2位の「タイムカード」も3割以上という結果に。第3位は、ITを活用した「パッケージソフト」、第4位は「クラウド型の勤怠管理システム」でしたが、どちらも10%台にとどまっています。いまだ、多くの会社が紙の出勤簿やタイムカードを使う従来型の勤怠管理をしているという、驚くべき結果となりました。

現在の勤怠管理方法を採用している理由としてあてはまるものを、最大3つまでお答えください。

それでは、紙による出勤簿を使わず、「勤怠管理システム」を導入している会社が、そうした方法を選んだ理由は一体どんなところにあるのでしょうか。現在の勤怠管理方法を採用した理由について質問したところ、ダントツで1位の回答率となったのは「正確な勤務実態を把握するため」で、全体の7割以上を占めていました。また、第2位は「勤怠管理業務の効率化のため」、第3位は「主入力による集計ミスをなくすため」で、どちらも全体の3割前後の回答率となりました。また、不正打刻をなくしたり、リアルタイムでの勤務状況管理などのために導入している会社も多くあるようです。

勤怠管理システムを導入していない会社、その理由と課題とは?

勤怠管理システムを導入していない理由は?

Answer
人数が少ないので、紙(Excel)集計で十分(56歳・女性/会計事務所)
Answer
紙で管理できるから(43歳・男性/美容師)
Answer
導入費用がかかるため(50代・女性/サービス業)
Answer
10くらいある部署にそれぞれ2名ほどのスタッフしかなので導入する費用がでない(50代・女性/サービス業)
Answer
本社の仕組みに準じている(30代・女性/建設業)

勤怠管理システムを導入していない理由を聞いたところ、「従業員が少ないから」(30代・男性/古物取引業)、「イニシャルコストが高い」(50代・女性/医療関連)」などの回答が多く見られました。従業員の少ない中小企業の場合、コスト面を考えると大きなシステムの導入はなかなか難しいようです。

また、もともとの方法をそのまま利用しているとの回答も多くあり、「引き継ぎを受けたからそのまま使用(50代・女性/建設業)」「新しい仕組みを導入するのが面倒だから(50代・男性/建設業)」などのコメントも。会社の体制や慣れた方法を優先し、新しいシステムの導入に至らない会社も多くあるようです。

紙の勤怠管理方法で困っている点は?

Answer
集計用紙がすぐに集まらない(50代・男性/不動産業)
Answer
何時に帰宅したかわからなくなる(30代・男性/旅行業)
Answer
間違いが起きやすい(30代・男性/総合商社)
Answer
いちいち入力・出力するのが面倒(20代・女性/情報サービス関連)
Answer
増えてくると置き場に困る(40代・男性/美容師)
Answer
信憑性に問題があり、提出も遅れがち(40代・女性/製造業)

担当者がリアルに感じている「困っている点」については、従業員からの用紙提出が遅れることや、手書きのため、間違いが起こりやすいことなどの回答が多くありました。管理する側としての作業手順にも問題を感じているようで、「記入が面倒だし、修正が大変」(30代・女性/建設業)との回答も。また、紙の場合、保管の際にかさばるため、「毎月増えるので邪魔。探すのも手間がかかる」(30代・女性/建設業)と答えた人も複数いました。

一方、手書きの場合には、従業員それぞれが自分の勤務時間を把握しにくいという問題点が。また、記録の信憑性そのものに疑問を感じるケースも多く、「時間管理する方法としてはゆるい」(50代・女性/学校関連)との回答もありました。 他にも「あり過ぎて書ききれない(50代・男性/情報サービス関連)」とのコメントがあり、担当者のみなさんは紙による勤怠管理方法に様々な問題を感じているようです。

勤怠管理システムの導入を考えていますか?

現在、紙の勤怠管理方法を続けている会社の担当者に質問したところ、全体の半数は「導入はまったく考えていない」と回答しました。しかし、「導入を考えている」「導入したい」などの肯定派の回答も全体の32.4%を占めており、業務の改善を考えている会社もかなり多いようです。

勤怠管理システムは導入しているけど、いまの勤怠管理システムで本当に満足?

現在の勤怠管理システムに満足していますか?

一方、ITを活用した勤怠管理システムをすでに導入している会社では、現在の管理システムに対する満足度はかなり高いようです。リアルタイムで勤怠状況が確認できる点については、管理のしやすさと更新性に満足しているケースが多く、「部下の申請も確認でき、修正もしやすい」(30代・女性/情報サービス関連)、「パソコンで一括管理できる」(30代・男性/飲食業)などのコメントが。また、企業としてのコンプライアンス対策においても「サービス残業の発見に効果的」(50代・男性/マスコミ関連)といった声が多く見られました。一方、コスト面においては、「入力や管理時間が短縮できる(50代・男性/公共サービス業)」など、業務の効率化で人件費を削減できるとの回答が。

さらに、操作性や不正打刻、社員の評判などにおいても、「カード式のため、タッチするだけでいい」(40代・男性/製造業)「時刻が狂わない限り不正のやりようがないところがいい」(40代・女性/社労士事務所)「社員の評判がいい」(40代・女性/宿泊施設等サービス業)との満足度の高いコメントが多くありました。しかし、その一方で、「毎日、自分で入力するのが面倒だという声もある」(50代・男性/情報通信業)などの回答もあり、新たなシステムに慣れない社員からの不満の声もあるようです。

いまの勤怠管理システムで困っていること

いまの勤怠管理システムで困っていることは?

Answer
タイムカードのため、管理しにくい(30代・男性/運輸・運送業)
Answer
タイムカード代金が高い(30代・女性/公共団体)
Answer
タイムカードは打刻間違いの訂正が手書きで面倒(40代・女性/社労士)
Answer
パッケージソフトは時間帯によってトラブル復旧に時間がかかる(50代・男性/総合商社)
Answer
クラウド型だが、うっかりミスの入力忘れがある(50代・男性/公共サービス業)

現在の勤怠管理システムに対する不満は、パッケージソフト型、クラウド型については、困った点を挙げる人は少ないようでした。一方、タイムカードで管理するシステムの場合、入力の面倒さや管理のしにくさを挙げる回答が多く見られました。「すぐに勤務日数や月額の給与を計算することができないから(30代・男性/不動産業)とのコメント以外にも、「月1回の集計の手間だけでなく、不正打刻の可能性を否定できない」(30代・男性/福祉関連業)との回答が。また、「電子データ化したい要望がある」(40代・男性/行政書士事務所)という総務担当者もいました。勤怠管理の方法は企業によって違い、解決したい課題や抱える悩みも様々なようです。

【調査概要】
調査タイトル: 勤怠管理の課題についてのアンケート
調査期間: 2014年11月28日~11月30日
調査方法: インターネットリサーチ
調査対象: 全国の勤怠管理を行っている総務担当者100人

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一般管理者には、編集権限を与えることで、スケジュール(シフト)や勤務実績を編集することができますが、編集権限ではなく、1段階低いレベルの申請権限を与えておくことにより、操作は申請として処理され、上位権限者によって承認されたとき、はじめて変更が有効になるように設定できます。

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サポート体制

正式導入後も、トラブルの対応、機能のご説明などは随時受け付けています。必要であれば、お客様環境をリモートコントロールし(※)、実際に画面を操作しながらご案内させて頂きます。

※リモート閲覧・コントロールはお客様同意の上で行わせて頂きます。またリモート操作には、NAT下の環境においても特別な設定などは不要です。

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