30日間無料体験
見積りシミュレーション
お問い合わせ資料請求
導入企業インタビュー

株式会社クラブメッド様

株式会社クラブメッド様

成功の鍵はサポートスタッフとの“二人三脚”

ビーチリゾートからマウンテンリゾート、スノーリゾートまで、世界中の約70ヶ所のリゾートを展開しているClub Medの日本法人である株式会社クラブメッド様。北海道と沖縄県の2か所のリゾートを運営しているクラブメッド様では、昨年度よりKING OF TIMEを導入いただいています。2018年春に人事労務ご担当となられた高見様は、それまでHRM系のお仕事の経験はありませんでした。しかしKING OF TIMEのサポートスタッフとの密なコミュニケーションを繰り返しながら導入を進めていき、大きな問題もなく同年10月には本社での本格運用開始にこぎつけたのです。そこで今回、高見様に、導入サポートを行った弊社サポートスタッフの関川と一緒に当時を振り返っていただきました。
株式会社クラブメッド様

事業概要

社名
株式会社 クラブメッド
業態
世界各国のクラブメッド・リゾートへの送客活動
日本国内におけるクラブメッドツアーの企画および主催
利用者数
約60名

ある日、未経験の人事労務担当に!
KING OF TIMEサポートスタッフと困難を乗り切る

関川:クラブメッド様には2018年6月からKING OF TIMEの導入サポートを担当させていただきましたが、当時は高見様ご自身も人事労務担当になられたばかりでしたよね。
高見様

株式会社クラブメッド 高見様

高見様:はい。2018年春にHRM部門に着任したのですが、実はそれまで人事労務の経験はありませんでした。KING OF TIMEを導入することは決定していましたが、設定はこれからという状況で前任者から引き継ぐ形となり、不安が残る中KING OF TIMEの設定を始めることになりました。
関川:当時は頻繁にサポートさせていただいて、毎回1時間近くお話しさせていただいていましたね。
高見様:本当にあの頃は頼ることのできる唯一の存在が関川さんと言っても大げさではない状況でした。KING OF TIMEの導入サポートのみならず、“人事労務とは?”というレベルからいろいろ教えていただきましたね。
電話やメールでのサポートにもかかわらず、まるですぐ横にいるかのようにこちらの要望を汲み取っていただき、すぐに回答していただけたので、次々と疑問や問題点を解決していくことができましたし、当初の不安はすぐになくなりました。

電話とメールのサポートを活用して、複雑な就業ルールの見直しに成功!

関川さん

KING OF TIME サポート担当 関川

関川:KING OF TIME導入前は、Excelと紙で管理をされていらっしゃいましたね。設定を開始した直後は、KING OF TIMEの集計値とExcelで管理されていた値が合わず、何度も検証したことがとても記憶に残っています。
高見様:そうでしたね。Excelは自由に集計が可能な為、フレックスタイムの集計も当時は特に疑問を抱く事はありませんでしたが、KING OF TIMEで設定・集計を行う事により、弊社は複雑な管理を行っていた事に気が付きました。
KING OF TIMEの設定を無理やり現状の集計に合わせる事も考えましたが、これを期に社内の運用を見直せないかと上司に相談し、大幅な見直しを行う事ができた事が結果的に複雑な管理から抜け出せたと感じています。
関川:必要なタイミングで、社労士の方への確認や社内調整をいただけた事が、スムーズな導入となった要因の一つだと感じます。

独自のマニュアル作成がスムーズな導入の後押しに!

関川:運用開始時に、社内向けの説明会は行わなかったと伺っていますが、KING OF TIMEの細かい使い方などはどのように従業員の皆様に伝えられたのでしょうか。
高見様:現状の管理方法とは大きく変わるので、最初は説明会は必要だと考えていました。しかし、外勤も多い弊社では従業員を集めることが容易ではなかった為、自社独自の従業員・承認者向けマニュアルを作成することにしました。
関川:マニュアル作成にあたり、配慮されたことがあればお聞かせいただけますか。
高見様:マニュアルは初回ログインの方法、打刻画面のブックマーク登録方法から、誰もが絶対に必要となる、有休申請や残業申請、出張の多い営業向けの国内・国外出張申請、手当の申請、承認者向けの承認方法等、弊社独自のルールに則り、画面のスクリーンショット付きで、なるべく詳細に作成し社内メールで共有を行いました。
関川:従業員の皆様の反応はいかがでしたか。
高見様:従業員に案内した直後には、反論や問い合わせが殺到するのでは?と正直恐れていましたが、蓋を開けてみれば、一日に一度質問がある程度で、拍子抜けするぐらいスムーズに導入を行うことができました。
関川:打刻や申請機能なども問題なく運用いただけましたか。
携帯打刻の併用

PC打刻と携帯打刻を併用

高見様:弊社では、内勤の従業員は各自のPCで打刻を行い、外勤の従業員は各自のPCと携帯のどちらかで打刻を行う併用可能な打刻方法を採用しました。既存の管理方法と大きく変わりましたが、質問が最小限に済み、スムーズに従業員へ浸透したのは、システム自体が誰にでも使いやすいように作り込まれているのが大きかったと思います。また、自社従業員・承認者向けのマニュアルにカスタマイズしたことにより、従業員により理解してもらえたと思います。
関川:申請に慣れない従業員の方もいらっしゃると伺いましたが、問題なく申請いただけましたか。
高見様:はい。例えば手当であれば、自分が申請を忘れると支給が遅れるため、マニュアルを確認しながら申請を行ってもらうことができました。申請に慣れてもらうには丁度よかったと感じています。

KING OF TIME導入で作業時間が5分の1に大幅軽減!

関川:KING OF TIMEを導入後、具体的に実感している効果ありますか?
高見様:色々ありますが、Excelや紙ベースで勤怠管理を行っていた頃と比べて、作業の手間が大幅に軽減されたのが特に大きいですね。作業時間で言えば5分の1ぐらいになったのではないでしょうか。
関川:5分の1も削減されたのですね。それは私達導入をお手伝いさせていただいているサポートセンターとしては、とても嬉しいお言葉です。どういった点が工数削減になりましたか?
高見様:例えば残業時間の管理にしても、KING OF TIMEを導入するまでは、全社員分のExcelシートを開いて、1つ1つ間違えがないかチェックをしながら残業時間を書き写していましたが、今ではKING OF TIMEの画面だけで、リアルタイムに反映される従業員の打刻で正確な時間を把握し、管理することが可能になりました。さらに有休管理に関しては、以前は紙で管理しており、取得日数や残日数等把握が困難で、確認作業に相当の工数がかかっていました。
関川:お話を伺っているだけで気が遠くなりそうです。
高見様:KING OF TIMEは、勤怠管理だけでなく有休管理もできるので、一元管理されたことにより、手間のかかる作業がなくなりました。
そして作業にかかる時間や手間を軽減できただけでなく、KING OF TIMEを導入したことにより記載ミスや集計ミス等のヒューマンエラーを取り払うことができたというのが、会社全体として、特にHRMにおいて大きな進歩であったと思います。
さらに今後、人事労務担当を誰かに引き継ぐことがある場合でも、既に従業員・承認者向けマニュアルはありますし、これに加えて新たに引き継ぎ用のマニュアルも少しずつ作成しているので心配していません。そしてなんと言っても勤怠管理に必要な機能はすべてKING OF TIMEに入っており、充実したサポート体制が整っているので安心です。
関川:人事労務に関する業務の効率化と質の向上を同時に実現できたのは、KING OF TIMEだけではなく、高見様のご尽力があったからこそだと思います。本日は長時間に渡り本当にありがとうございました。

<2019年6月掲載>