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労務情報

在宅勤務における労務管理のポイント(その1)

公開日:2020年5月7日(当記事の内容は公開時点のものです)

監修:社会保険労務士法人 ヒューマンリソースマネージメント
特定社会保険労務士 馬場栄
監修:社会保険労務士法人
ヒューマンリソースマネージメント
特定社会保険労務士 馬場栄


在宅勤務における労務管理のポイント(その1)

今週のピックアップ

【労務情報】
◆ テレワーク導入状況
◆ テレワーク導入の効果
◆ テレワークを導入する上での留意点
◆ 労働時間管理の注意点
◆ 就業規則の注意点

【KING OF TIME 情報】
◆ SmartOn ID × KING OF TIME セキュアログイン × KING OF TIME 打刻連携
◆ 在宅勤務、時差出勤、自宅待機の管理
◆ 雇用調整助成金の申請に役立つ機能のご案内
☞ KING OF TIME 情報は 《 こちら 》


テレワーク導入状況

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことを意味し、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つの形態があります。

<ご参考>厚生労働省「テレワーク総合ポータルサイト」

☞ テレワークとは

 >>> 詳しくはこちら ※外部リンクに推移します

総務省が行った「平成30年通信利用動向調査」によりますと、テレワークを導入している又は具体的な導入予定がある企業の割合は26.3%。導入している企業の内、モバイルワーク導入が63.5%と1番多く、次いで在宅勤務(37.6%)、サテライトオフィス勤務(11.1%)の順番になっています。
また、在宅勤務産業別・資本金別では以下の通りとなっております。

新型コロナウイルス感染症にかかる雇用調整助成金の特例措置の全体像

新型コロナウイルス感染症にかかる雇用調整助成金の特例措置の全体像


テレワーク導入の効果

厚生労働省による「テレワーク実証事業」で行われた企業・従業員アンケートの調査では、以下のような効果があったとの結果となっております。

<企業の感じる効果>
・優秀な人材の確保や雇用継続につながった
・資料の電子化や業務改善の機会となった
・通勤費やオフィス維持費などを削減できた
・非常時でも事業を継続でき、早期復旧もしやすかった
・顧客との連携強化、従業員の連携強化になった
・離職率が改善し、従業員の定着率向上が図れた
・企業のブランドやイメージを向上させることができた

<従業員の感じる効果>
・集中力が増して、仕事の効率が良くなった
・家族と過ごす時間や趣味の時間が増えた
・自律的に仕事を進めることができる能力が強化された
・職場と密に連携を図るようになり、これまで以上に信頼感が強くなった
・仕事の満足度が上がり、仕事に対する意欲が増した

企業側では「人材の確保・育成」「業務プロセスの革新」が得られた効果として上位にあり、また従業員側では「業務に集中できる」「タイムマネジメントを意識するようになった」「育児との両立が可能になった」との回答が上位にあります。

一方で課題・問題点としては、企業側が挙げるものとして「労働時間管理が難しい」「情報セキュリティの確保」「業務の進捗管理が難しい」「コミュニケーションに問題がある」といったものが上位にあり、また従業員側が挙げるものとして「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」「長時間労働になりやすい」「仕事の評価が難しい」といったものが上位にあります。


テレワークを導入する上での留意点

テレワークを導入する上で留意すべき事項として、一般的には以下のものが挙げられます。

(1)セキュリティ
情報漏えいリスク対策。端末の紛失・盗難防止。

(2)コミュニケーション
円滑な情報伝達、情報交換の促進。

(3)作業効率
通常オフィス勤務時と変わらない作業効率の確保

(4)電子化対応
オフィス以外で作業するための資料の電子化。管理ツールの導入。

(5)ICT関連への投資
上記対応をするにあたっての予算確保

(6)労務管理
適切な勤怠管理、業務管理の実施

他には、テレワークを実施することでスタックする業務(例えば、紙ベースの契約書に社印を押印する等、現状では電子化されていない業務等)が無いか、業務内容・フローを事前に確認しておくことは、テレワーク実施後の混乱を避けるためにも、とても有効なものになります。

以下より、社会保険労務士としてテレワーク、特に在宅勤務を実施する際に、労務管理の面で注意すべき内容をご説明します。

労働時間管理の注意点

在宅勤務の場合であっても、オフィス出勤している社員と同様に、労働基準法などの労働関係法令の適用を受けます。つまり、会社は在宅勤務の社員の労働時間についても、ガイドラインに沿って適正な把握を行う必要があります。 よって、オフィス勤務・在宅勤務に関係なく、KING OF TIMEで出退勤の打刻をさせるのがよろしいでしょう。

<ご参考>厚生労働省HP

☞ 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

 >>> 詳しくはこちら ※外部リンクに推移します

在宅勤務を含めテレワークについては、業務効率化による残業時間の削減という効果が期待出来ますが、一方で仕事とプライベートの線引きが曖昧となり、結果として長時間労働になってしまう可能性もあります。

前述の通り、在宅勤務の場合であっても労働関係法令の適用を受けますので、当然のことながら時間外上限規制の対象になります。
よって、長時間労働を防ぐためにも、以下のようなルールを整備することも一案です。

(1)時間外・休日・深夜労働を原則禁止、または許可制とする
業務効率化やワークライフバランスの実現の観点から、時間外・休日・深夜労働を原則禁止としたり、または許可制とすること。

(2)メール送信のルール策定
所定労働時間以外は(もしくは、会社が決めた時刻以降は)メール送信は行わない等のルールを策定する。労働者だけでなく、上司などの管理職が部下への送信するメール(業務報告を依頼する等)についても、同様のルールで運用すること。

(3)システムへのアクセス制限
外部のパソコン等から、深夜・休日にはアクセス出来ないよう制限を掛けること。

(4)長時間労働等を行う労働者への注意喚起
KING OF TIMEのアラート機能等を活用し、長時間労働が生じるおそれのある労働者や、休日・深夜労働を行った労働者を抽出し、注意喚起を行うこと。

上記は在宅勤務に限らず、オフィス勤務の労働者の長時間労働対策に有効な方法ではありますが、在宅勤務の場合は勤怠状況が実際に目で確認が出来ませんので、より丁寧に配慮することが求められます。

就業規則の注意点

在宅勤務を新たに導入する場合、会社の就業ルールである就業規則について整備する必要があります。特に注意したい点は以下の通りとなります。

(1)在宅勤務の対象者
どのような労働者を対象とするのか、会社としてルールを定めた方がよいでしょう。
自宅でもセキュリティが確保できる者、勤続年数が一定年数以上の者、育児・介護を行う者等、対象者を選定し、許可制とする等が考えられます。

(2)就業場所の範囲
在宅勤務の場合、自宅のみを就業場所として認めるのか。または、親の介護等が必要な労働者の場合は、親の自宅等その他会社が認める場所も就業場所として認めるか、会社としてルールを定めた方がよいでしょう。

(3)情報通信機器等に関する費用負担
在宅勤務を行う際の、通信費や情報通信機器等の費用負担について、会社・労働者のどちらが負担するのかを決める必要があります。
なお、労働者にそれらの費用を負担させる場合には、その旨を就業規則に規定する必要があります。

(4)情報の取扱い等のルール
業務に関する情報を社外に持ち出すことになりますので、情報漏えいリスクを防ぐためにも、取扱いに関するルールを別途定めた方がよいでしょう。

これらのルールは、制度として在宅勤務を導入する場合に限らず、今回の新型コロナウイルスの対応として緊急的に在宅勤務とする場合であったとしても、就業規則に定めた方がよろしいです。



KING OF TIME 情報


今回は、以下3点をご案内します。

◆ SmartOn ID × KING OF TIME セキュアログイン × KING OF TIME 打刻連携
◆ 在宅勤務、時差出勤、自宅待機の管理
◆ 雇用調整助成金の申請に役立つ機能のご案内



SmartOn ID × KING OF TIME セキュアログイン × KING OF TIME 打刻連携

ソリトン社が販売するSmartOn IDは、顔や指紋、ICカードなどを用いた多要素認証で、PCのログオン・アンロックが可能になるサービスです。シングルサインオン、PC離席時の自動ロック、アプリ利用制限、USBメモリの利用制限などの機能もあります。

従業員のPCにSmartOn IDの専用プログラムをインストールし、各PCのログオン/ログオフ、ロック/アンロックを、SmartOn ID ログサーバーが集約します。その集約したデータを、KING OF TIME セキュアログインを経由し、KING OF TIMEに打刻として連携できます。

SmartOn IDと連携することで、よりセキュアに打刻管理が行なえます。
また、在宅勤務の場合でも、SmartOn IDの専用プログラムをインストールしたPCを利用するだけで、簡単に打刻できます。

SmartOn ID × KING OF TIME セキュアログイン × KING OF TIME 打刻連携

KING OF TIMEではなくデータ分析に連携すると、打刻とログの差異が確認できます。

☞ プレスリリース

 >>> 詳しくはこちら



在宅勤務、時差出勤、自宅待機の管理

外出自粛要請が出され、多くの企業でテレワークや時差出勤などの対策がとられています。本製品では、「テレワーク(在宅勤務)」「自宅待機」「時差出勤」も管理できます。

SmartOn ID × KING OF TIME セキュアログイン × KING OF TIME 打刻連携

☞ 在宅勤務の場合、打刻はどうすればいいですか?

 >>> 詳しくはこちら

☞ 自宅待機も管理できますか?

 >>> 詳しくはこちら

☞ 出勤時刻に時差をつけたい場合はどのように運用したらいいですか?

 >>> 詳しくはこちら



上記関連機能の紹介動画をYouTubeに掲載しております。ぜひご覧ください。

 >>> 紹介動画はこちら ※外部リンクに推移します



雇用調整助成金の申請に役立つ機能のご案内

また、本システムでは雇用調整助成金の申請に必要な項目を確認・出力できます。 月間所定労働日数、全日休業、短時間休業は「月別データ」、教育訓練は「補助項目」で運用できます。

雇用調整助成金の申請に役立つ機能

☞ 雇用調整助成金の申請に役立つ機能はありますか?

 >>> 詳しくはこちら

本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。
次回は「在宅勤務における労務管理のポイント(その2)」について、お伝えする予定です。
今後もKING OF TIMEをご愛顧いただけますよう邁進してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。