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【誓約書の効果】~就業規則や職場の約束について~

監修:特定社会保険労務士 馬場栄

メンタルヘルスの社内規定と最新検査方法

今週のピックアップ

【労務情報】
◆ 誓約書とは?
◆ どのような誓約書があるか
◆ もし、社員が誓約書を提出しなかったら…
◆ 誓約書が効果を発揮する場面は?
◆ 誓約書を取得する「本質的な目的」とは?

【KING OF TIME 情報】
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◆ PCログオン時に勤怠打刻
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社労士からのアドバイス

誓約書とは?

誓約書とは、就業規則や職場ルールの遵守を社員に約束してもらうための書面です。

例えば、企業の秘密情報の漏洩をしないことの誓約をはじめとして、運転業務がある社員には飲酒運転をしないことの誓約など、働くうえでの注意点について認識を持ってもらい、トラブルを発生させないことが狙いです。

また、万が一、トラブルが発生し、労使間で争うことになった場合、誓約書の存在が会社にとって有利に働くこともあります。
トラブルの抑止と、いざというときに備え、誓約書を取っておきましょう。


どのような誓約書があるか

社員に対し、どのようなルールを特に注意し、遵守させたいか?
目的により誓約書の種類や内容もさまざまです。

主なものとして以下の誓約書があります。

・入社誓約書
 ⇒服務規定の遵守等、入社後に特に注意し、守ってもらいたいことを記載

・秘密保持誓約書
 ⇒技術上、営業上の情報を開示、漏洩、使用させない旨の記載

・自動車(自転車)通勤誓約書
 ⇒事前申請、法令順守、必ず保険に加入しておく旨等を記載

・パソコン(携帯)使用誓約書
 ⇒会社から貸与する備品の使用・管理を適切におこなうための内容を記載

・休職願(誓約書付き)
 ⇒休職期間中の取り決めや休職満了時には退職になる旨等を記載

・退職後の秘密保持及び競業禁止義務に関する誓約書
 ⇒退職後のトラブルを防止する内容を記載


もし、社員が誓約書を提出しなかったら…

会社が社員に対し、誓約書の提出を求めたにも関わらず、社員がこれに応じない場合は、どう対処すれば良いのでしょうか?

前提として、就業規則に誓約書提出義務を記載しておきます。
誓約書は会社のルールとして提出が必要なものという位置づけであり、内容についても理解をはかり、提出を求めます。

ただ、就業規則に定めがあるからといって、誓約書の未提出だけで採用取り消しや懲戒処分をおこなうことは、なかなか難しいところです。
無用なトラブル防止のための現実的対応として、1つは入社時の誓約書提出を会社の内定条件にする方法です。

面接時に自社の就業規則や誓約書を面接者に見せ、 「当社の就業規則や誓約書はこちらです。この内容に誓約できることが内定条件です。当社のルールを遵守できない社員には内定を出せません。」
と説明し、誓約書の提出やルールを受け入れられない方の入社を抑止します。

また、現職社員について、提出義務に従わない場合、未提出理由を丁寧にヒアリングします。

本人の協調性不足が感じられるようであれば、職場や業務内容の変更、(例えば、秘密保持義務の誓約をしないのであれば、高度な機密情報を扱う業務をさせないなど)それに伴う評価や待遇の調整をすることを検討します。

つまり、誓約書を提出した社員との待遇差を合理的な範囲で設定することで、誓約書提出を促すことも一案です。


誓約書が効果を発揮する場面は?

前述したように、労使間で争うことになった場合、誓約書が社員の問題行動についての判断材料として有効とされることがあります。

例えば、退職後の守秘義務や競業避止については、平成22年に起きたヤマダ電機事件という裁判があります。
幹部社員が同社を退職する時に、退職後の守秘義務や同業他社への転職制限に違反した場合は、退職金を減額する旨の誓約書を会社は取得。その後、同社員はライバル社に転職したことで、訴訟に発展。
結果、誓約書を取得していた会社側が勝訴しました。

通常、社員は職業選択の自由を保障されていますので、転職制限は難しいところです。
ただ、この件に関して裁判所は、退職した社員の行動が、誓約書に同意したにもかかわらず、それらに反し著しく悪質であると判断したのです。

全ての訴訟において必ずしも有効となる訳ではありませんが、会社が誓約書を取得することで、訴訟における会社の勝率を向上させるなど効果も期待できます。


誓約書を取得する「本質的な目的」とは?

ここまで記載してきたように、誓約書を取得しておく目的としては、訴訟になった際に、会社の主張がしやすいという点もありますが、改めて本質的な目的は何でしょうか?

それは、社員が就業規則の内容を理解し、就業規則を守ることに関しての自覚を促すことです。

誓約書の記載内容それ自体は法的制限はありませんので、社員に遵守して欲しいルール、就業規則で強調したい部分などを列挙しましょう。

何事も初めが肝心であり、入社時は社員も素直に受け入れてくれる傾向が強いため、入社時の誓約書には以下のような内容を記載しておくとよいでしょう。

・誠実勤務義務の遵守
 ⇒会社の指示を遵守し、誠実に勤務することを誓約させます。

・秘密保持の遵守
 ⇒現職中だけではなく、退職後の秘密保持の遵守させます。

・業務内容の変更、配置転換指示の遵守
 ⇒人事異動可能性を適切に認識させます。

・健康診断結果の通知の遵守
 ⇒安全配慮義務を適切に果たすために、健康診断結果の全てを会社に報告することを約束させます。

・損害賠償負担義務の誓約
 ⇒会社に損害を与えたときに、一定程度損害賠償する可能性があることを認識させます。

就業規則の効果を高めるために、誓約書の活用をご検討されてみてはいかがでしょうか?



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☞ PCのログオン~ログオフの時間と、勤務時間を比較できますか?

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本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。
次回は、「連帯保証人の効果」について、お伝えする予定です。
今後もKING OF TIMEをご愛顧いただけますよう邁進してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。