一時期よりは落ち着いてまいりましたが、日差しの強い日はまだ汗ばむ季節です。
皆様、いかがお過ごしでしょうか。
この時期は何を着たらいいか迷う、ヒューマンテクノロジーズの松木でございます。
前回より監修役として、社会保険労務士法人の馬場さんを迎え、第一弾では「5日取得義務化で多くの企業が導入している方法は『会社主導型』であり、まとまった休みが取れる企業であれば、『計画年休』がオススメである」と解説しました。
今回はもう一つの『時季指定』について説明を行います。
他にも、有給休暇を管理する上で重要な、以下の情報を掲載します。
・有給休暇付与日、時間休、半休の設定方法
・時間単位での休暇取得を導入している場合の注意点
・有給休暇を取得させなかった場合の罰則
・有給休暇管理簿の出力方法
・「年5日有給休暇取得義務」に則った社内ルール作り
従業員による休暇申請
従業員は従業員画面から休暇を申請できます。
操作方法はこちらをご参照ください。
☞ スケジュールの変更や休暇取得の申請はどのように行ないますか？
休暇申請承認
時季指定とは、従業員で取得日を指定する方法です。
本製品には休暇管理機能があり、有給休暇は自動付与または管理者が手動で付与できます。従業員は有給休暇を取得したい日を指定し、管理者に休暇申請を出せます。管理者は、その申請を承認・棄却で処理します。
操作方法はこちらをご参照ください。
☞ 「申請承認」とは何ですか？
有給をバラバラに使わせたいなら『時季指定』制度を検討
『時季指定』とは原則社員側から個別に休暇日を要望してもらう制度です。
さらに、法改正が行われ会社側からも各社員へ休暇日を指定できるようになりました。
なかなか社員を一斉に休ませることが難しい会社であれば『時季指定』がオススメです。
運用上の注意点として・・・
社員の要望を聞いた結果、業務の繁忙期にあたった場合、本人と話し合った結果、別日程で取得時季を指定しても構いません。
会社側としては、閑散期や人員配置を考えながら取得を進めたいでしょう。
その時は、社員の意見を尊重しながら決めてください。
一方的に決めるのは要注意です。
『時季指定』のメリット、デメリット
メリット
・取得が進んでいる人にも、遅れている人にも合わせて取得推進ができる
・個別に設定するので、会社の休業日が少なくても柔軟に対応できる
デメリット
・休暇制度は就業規則の絶対的記載事項なので、記載しなければならない
・原則個別対応なので、管理が煩雑になる
有給年5日以上取得義務について
前回のブログにて、5日以上を取得していない警告対象の従業員を、一覧で確認できることをご案内しました。
一部の休暇を前倒しで付与したり、1 年以内に 10 日以上の付与を複数回行なったことにより、期間が重複した場合は、期間や取得義務日数が変動することがあります。その場合も警告対象者一覧画面に反映されます。
取得義務日数が変動する場合の計算方法など記載しておりますので、ご案内いたします。
詳しくはこちらをご参照ください。
☞ 有給年5日以上取得義務に対応していますか？
時間休・半休の設定方法
設定方法はこちらをご参照ください。
☞ 有休を時間単位で取得できますか？
☞ 半休が選択できないのはなぜですか？
以下の運用の会社は要チェック
✔【入社後6ヶ月を経過する前に、有給休暇を付与する会社】
EX）2019年4月1日入社
4月1日に5日付与、7月1日に5日付与で合計10日
本来なら2019年10月1日に有給休暇が10日付与されるが、それより前に10日付与される場合（このケースだと7月1日）、その付与日から1年以内に5日取得義務が発生する（2019年7月１日～2020年6月30日までで5日取得させなければならない）
✔【4月1日等で社員の有給休暇を統一する会社】
EX）2019年4月1日入社
2019年10月1日に10日付与、2020年4月1日に11日付与して基準日を統一する
（斉一的取り扱い）
5日取得の期間が重複した場合は、按分で付与日数が決定されます。
今回のケースだと
・2019年10月1日～2020年9月30日で5日
・2020年4月1日～2021年3月31日で5日
・2019年10月1日～2021年3月31日までは18ヶ月
5日（取得義務日）÷12×18ヶ月＝7.5日以上取得しなければならない
半休制度のない会社であれば、8日以上の休みが必要です。
なお、上記の例では次の2021年4月1日～2022年3月31日までは5日取得義務に戻ります。
✔【時間有給休暇を採用している会社】
時間有給休暇は、何時間取得させても、今回の法制化された5日義務化の取得日としてカウントされません。
一方半休は0.5日でカウントすることができますので、取得が進んでいない会社は、半休ルールも検討しましょう。
有給休暇を取得させなかった場合の罰則
年5日の有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法により以下の罰則が適用されます。
✔ 取得させなかった人に応じて30万円以下の罰金
＜30万円×取得させなかった労働者数＞
の罰金がかかる可能性があるため、特に社員数の多い会社は注意が必要です。
＜有給休暇管理簿の出力＞
▶ 本製品には有給休暇管理簿の出力機能があります。
従業員休暇取得履歴を最大で過去3年分出力できます。
詳しくはこちらをご参照ください。
☞ 「有給休暇管理簿」は出力できますか？
5日取得義務化に向けた社内ルールの整備
今回の有給5日取得義務にあたって、会社は以下の2つの整備を検討しましょう。
（1）就業規則への規定
休暇に関する事項は就業規則の絶対的記載事項のため、有給休暇を計画的付与で取り扱う場合、時季指定をする場合、就業規則に記載する必要があります。
特に時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法について、就業規則に記載する必要があります。
また、前述した通り、聴取した社員の取得希望日と会社の繁忙期がかぶってしまうこともあります。
そういった場合に備えて、一度時季指定したとしても、「指定した時季について再度社員の意見を聴き、その意見の尊重に努めたうえで変更することがある」旨の規定を入れておくと良いでしょう。
（2）年次有給休暇管理簿作成
会社は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければならなくなりました。
以下の2つが管理簿に記載しておく必要のある項目です。
・取得時季
・取得日数及び基準日
紙ベースでも、Excelやクラウド等でも管理方法は問いませんが、直ぐに個人別で可視化できることが絶対条件になります。
厚生労働省のURLを記載しておきますので、ご確認下さい。
☞ 年次有給休暇の時季指定義務
次回は「労働時間」と「拘束時間」に注目しながら、時間管理の重要性について考えていきます。
