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新入社員を追加したい!KING OF TIMEでやることリスト

宍戸 皆様こんにちは~、KING OF TIMEサポートセンターの宍戸です。

伊藤 こんにちは、同じくサポートセンターの伊藤です。
最近やっと暖かくなってきましたね。そろそろ薄手のコートに切り替えるタイミングでしょうか……

宍戸 でも油断してお花見とか行くと絶対寒いよね。だからって着込んでると動きにくくて
遠くのおかずが取れなくて手元の握り飯ばっかり食べることに……

伊藤 ひざ掛けとかストールのようなものを用意して、羽織っていればよかったじゃないですか。

宍戸 !!!?

伊藤 今年一番の「思いもよらなかった」って顔ですね。

宍戸 ……ところで伊藤くん。「握り飯」という名称は意外性のなさではナンバーワンだと思わんかね。

伊藤 はあ……確かに、出てくるのは握られたご飯ですからね。名前と直結してますね。
でも普通はオニギリって言いませんか?握り飯って言い方、空手家みたい……(偏見)

宍戸 おっ、伊藤ちゃんさすがだね。私の父は空手家だったんだよ。
ところでさ、4月から新入社員を迎えるお客様に、KING OF TIMEで
登録しておいてほしいポイントを列挙していこうと思うんだけどどうかしら?

伊藤 エッ脈略がなさすぎです!確かにおさえておきたいポイントは知りたいですけど、
宍戸さんのお父上のことも気になってきたんですが……空手家って……

宍戸 私が物心付く頃には稽古場はなくなってたから、やめて随分経つけどね。自由な人だよ~。
最近はもうおじいちゃんだから落ち着いたけど、10年位前までは言動が奇抜すぎて、
私と弟は影で「クレイジーデビル」って呼んでたねHAHAHA!
さあそれじゃあ設定の説明しよっかな!そ~れワッショイワッショイ!

伊藤 遺伝ってスゴイな……



KING OF TIMEで新しい従業員を管理するには?

新入社員に限らず、従業員を追加登録するために必要な項目をひとまずざっと挙げます。

[必須作業]
・従業員登録

[必要に応じて行う作業]
・認証情報登録
・ヘルプ登録
・有休残日数登録
・スケジューリング

こんなところでしょうか。では、一つ一つ説明していきますね。


◆従業員登録

言うまでもなく、マスタの登録は必要ですね!

1. 設定>従業員の設定 に入ったら、配属する所属と従業員種別をプルダウンで選択して[表示]ボタンをクリックしてください。

2. [新規登録]をクリックし、各項目を埋めていきます。

 [POINT]
  必須項目として赤い*印が付いていますが、それ以外では入社年月日とメールアドレスを
  入れておかれるのがよろしいかと!

  入社年月日は勤続年数算出のために必要ですし、メールアドレスは申請が承認(または棄却)
  された際にメール通知されるため、必要に応じて登録しておきましょう。


3. 最下部の[登録]ボタンで保存したら、サクッと完了でございます!

登録後の従業員一覧画面で対象者のログインIDを確認できるので、ログインURL及び
ログインIDとパスワードをお知らせしておく準備等も合わせてお願いいたします。
※ログインパスワードは従業員登録画面から設定できますが、特に何も指定しなければ
従業員コードと同一のもので自動登録されますよ。

◆認証情報登録

生体認証やICカード認証をご利用中のお客様については、
本人の指なりカードなりを登録しないと打刻できませんよね。

この登録はタイムレコーダーから行いますので、生体認証の場合はご本人様が出社してからの作業になります。
カードの場合は、会社で用意したカードがあるなら予め登録しておき、初出社の際に配る……ということができますね。

◆ヘルプ登録

特定の所属のタイムレコーダーに他所属の従業員をヘルプ登録しておいて、
タイムレコーダーを共有で使用しているお客様の場合は、
追加する従業員にも事前にヘルプ登録しておかないと
「登録はできたのに認証ができないワ!ムキー!」と困ってしまう原因になります。

前述の「従業員登録」の際に、「ヘルプ登録済み所属」という入力項目もありますので
[編集]ボタンを押し、打刻する所属に対してチェックボックスを入れましょう。
[登録]ボタンを押すと従業員登録の画面に戻りますので、さらにその画面の[登録]ボタンで確定させます。

タイムレコーダーは起動時に管理画面の情報を読み込むため、
ヘルプ登録完了後はタイムレコーダーを一旦終了して(閉じて)、立ち上げ直すことで
今の設定を反映させておきましょう!

◆有休残日数登録

新入社員であれば有休はまだ付与されないでしょうが、 今までKING OF TIMEを使用してこなかった部署の従業員もこれから管理します~、
ということで従業員を追加する状況では、対象者の所持している有休残日数も登録してあげないと、
「有休はあるのに使えないワ!ムキー!」と困ってしまう原因になります。

休暇日数一覧>[表示]ボタン>対象者の[詳細]ボタン>有休の[詳細を表示]ボタン と辿ると、
一行目で付与日指定や付与日数の入力ができますので、実際の付与日と日数を指定して
[登録して再表示]ボタンを押しましょう。

 [POINT]
  20日以上持っているような人は、前々回の付与分も未消化であるということになりますので、
  2回に分けて登録をすることになります。


例)付与日が4月1日で、残日数が40日の人
  2015年4月1日……20日で登録
  2014年4月1日……20日で登録

といった塩梅で!
なお、すでに何日か消化済みの場合は、消化分を差し引いた日数を付与してくださいね。

例)付与日が4月1日で、前回・前々回と20日ずつもらったが、
  5日有休を使ったため残日数が35日の人
  2015年4月1日……20日で登録
  2014年4月1日……15日で登録

こういうことでございます~。

◆スケジューリング

従業員を登録した後は、シフトを作成して出退勤予定時刻を明確にしておかないと、
遅刻や早退の管理ができません。早速スケジュール登録をしましょう。

個人別設定>対象者の所属を選択して[表示]>[一括スケジュール設定]で、
コピー元スケジュールを選択して対象者の行にシフトを割り当てていってください。

もし所属や従業員種別で決まっている固定シフトで毎日反映されるように
曜日別設定で組まれているのであれば、不要な作業です。


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宍戸 以上です!初日からアタフタしないように、事前準備はしっかりしておきましょうね!

伊藤 それでは今回はこの辺で。
今後もお役立ち情報をお届けいたしますので、どうぞよろしくお願いいたします!