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毎年恒例!新入社員登録に伴うあれやこれや

2017年3月24日 14:00
毎年恒例!新入社員登録に伴うあれやこれや
宍戸 皆様こんにちは、KING OF TIMEサポートセンターの宍戸です。

臼井 こんにちは、同じくKING OF TIMEサポートセンターの臼井です。

宍戸 毎年恒例!従業員の新規登録とそれに伴うあれやこれや!のコーナー!!ウヒョオォ~~~~!!

臼井 ......わー、ぱちぱちぱち。

宍戸 私のテンションに反比例した うっすいリアクションありがとう。むしろご褒美です。

臼井 ウフフ。うすいですよ、臼井だけに。

宍戸 誰がうまいこと言えと!回転宍戸チョップ!(ギャルルルル)
さて、先日ご案内した「働く時間をたいせつに考える企業のしるし」を活用して見事有能な人材をゲットした皆様、 KING OF TIMEに従業員登録などの作業が待っていますね!今回は従業員登録と、その周辺作業について新デザインでの設定方法をご案内いたします!


KING OF TIMEで新しい従業員を管理するには?

新入社員に限らず、従業員を追加登録するために必要な項目をひとまずざっと挙げます。

[必須作業]
・ 従業員登録

[必要に応じて行う作業]
・ 認証情報登録
・ ヘルプ登録
・ 有休残日数登録
・ スケジューリング

こんなところでしょうか。では、一つ一つ説明していきますね。

◆従業員登録

まずはKING OF TIMEに従業員情報を登録しましょう。
※新デザイン環境でのご説明となります

1. 歯車の「設定」>「従業員」>「従業員設定」 に入ったら、表示条件の指定エリアで
 配属する所属と雇用区分を選択して右側の[表示]ボタンをクリックしてください。

2. [+新規登録]をクリックし、各項目を埋めていきます。

  [POINT]準必須項目について
  必須項目には赤文字で[必須]と目印が付いていますが、
  それ以外では入社年月日とメールアドレスを入れておかれるのがよろしいかと!
  入社年月日は有休付与のための勤続年数算出のために必要ですし、メールアドレスは申請承認などの際の
  お知らせメールの配信先となるため、必要に応じて登録しておきましょう。

3. 最下部の[登録]ボタンで保存したら、サクッと完了でございます!

登録後の従業員一覧画面で対象者のログインIDを確認できるので、ログインURL及び ログインID、パスワードをお知らせしておく準備も合わせてお願いいたします。

  [POINT]ログインパスワードについて
  従業員登録時に初期パスワードの指定ができます。
  特に指定がなければ、従業員コードと同一のものが初期パスワードとして自動登録されます。
  初期パスワードでログインするとパスワード変更画面になりますので、個人で好きなパスワードに変更する、
  という流れになります。


◆認証情報登録

生体認証やICカード認証をご利用中のお客様については、本人の指なりカードなりを登録しないと打刻できませんよね。

この登録はタイムレコーダーから行いますので、生体認証の場合はご本人様が出社してからの作業になります。
ICカード認証の場合で、ICカードを会社が用意するのであれば予め登録しておくことが可能です。初出社の際に渡してください。


◆ヘルプ登録

特定の所属のタイムレコーダーに他所属の従業員をヘルプ登録した上でタイムレコーダーを共有で使用しているお客様の場合は、 追加する従業員も事前にヘルプ登録しておかないと「登録はできたのに認証ができないワ!ムキー!」と困ってしまう原因になります。

前述の従業員登録画面の、『タイムレコーダー情報』という見出しの箇所に「打刻可能所属」という項目があります。
[編集]ボタンを押した次画面で、打刻する所属のチェックボックスにチェックを入れましょう。
[登録]ボタンを押すと従業員登録の画面に戻りますので、さらにその画面の[登録]ボタンで確定させます。

IE版タイムレコーダーやクラウドレコーダーは、起動時に管理画面の情報を読み込むため、 ヘルプ登録完了後はタイムレコーダーを一旦終了して(閉じて)、立ち上げ直すことで 今の設定を反映させておきましょう!

Windowsデスクトップ版タイムレコーダーは1時間ごとに管理画面の変更情報を自動取得しますが、 すぐに打刻する場合はタイムレコーダーの[設定] > データ更新をクリックして反映しましょう。


◆有休残日数登録

新入社員であれば有休はまだ付与されないでしょうが、今までKING OF TIMEを使用してこなかった部署の従業員もこれから管理します~、 ということで従業員を追加する状況では、対象者の所持している有休残日数も登録してあげないと「有休はあるのに使えないワ!ムキー!」と困ってしまう原因になります。

画面上部の三本線の「メニュー」>「休暇管理」>緑色の[表示]ボタン>対象者の行をクリックして[詳細]ボタン>有休の箇所を展開
一行目で付与日指定や付与日数の入力ができますので、実際の付与日と日数を指定して[保存]ボタンを押しましょう。

  [POINT]有休付与方法について
  20日以上持っているような人は、前々回の付与分も未消化であるということになりますので、2回に分けて登録をすることになります。

  例1)付与日が4月1日で、3月24日現在で残日数が40日の人
  2016年4月1日......20日で登録
  2015年4月1日......20日で登録

  例2)付与日が4月1日で、前回・前々回と20日ずつもらったが、
  5日分有休を使ったため、3月24日現在の残日数が35日の人
  2016年4月1日......20日で登録
  2015年4月1日......15日で登録

こんな塩梅で。有休は古いものから消化するルールの場合は、手動で付与する際も前々回の付与日数から削っていただく感じです。


◆スケジューリング

従業員を登録した後は、それぞれの勤務日にスケジュールパターンを割り当てておくことで遅刻や早退の管理ができます。早速スケジュール登録をしましょう。

画面上部の三本線の「メニュー」>「スケジュール管理」>対象者の所属を選択して[表示]ボタン>[スケジュール登録]
コピー元スケジュールのエリアで勤務スケジュールを選択し、対象者の勤務日にパターンを割り当てていってください。最後に[保存]をお忘れなく。

歯車の「設定」>「スケジュール」>「自動スケジュール設定」にて、該当の所属・雇用区分に対してパターンを登録済であれば、この作業は不要です。




宍戸 いかがでしょうか。新入社員を迎える前に、やれることはやっておきましょう♪

臼井 今後もお役立ち情報をお届けいたしますので、どうぞよろしくお願いいたします!



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