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出張や直行などで打刻ができない場合は?~みなしスケジュール

2013年12月25日 10:00

皆様メリークリスマス♪KING OF TIMEサポートセンターの宍戸です。
今年も残すところあとわずかですね!どうですか?相変わらずお忙しいですか?

語源に諸説ある師走ですが、「しわす」という言葉は「しはつ」から転じたと言われています。
言葉自体は奈良時代からあって、期変わりの意味合いとして使われていました。
後からそれっぽく「師走」という漢字が当てられたそうなんですよね。

なので、お坊さんが走るほど忙しい、とかは後付けの理由なんだそうです。
まあ、それがわかったところで私たち現代人の年末の忙しさは変わりませんよね~。。。

そういえば年末や年度末は出張が増える業種もありますよね。
出張の時は打刻はどうすればいいでしょうか、というお問い合わせをしばしばいただきます。

というわけで、今回は打刻不要の「みなし勤務」についてご案内いたします!

みなしスケジュールは3種類!どんな特徴があるの?

KING OF TIMEで言う「みなし勤務」とは、
「出退勤の打刻を行わなくても所定の時間で労働したとみなす」
というKING OF TIMEのスケジュールパターンの種類のことを指します。

直行・直帰・直行直帰の3パターンがあります。

◆直行

出勤打刻が不要です。
設定された出勤予定時刻から、実際の退勤時刻までの労働時間を集計します。


◆直帰

退勤打刻が不要です。
実際の出勤時刻から、設定された退勤予定時刻までの労働時間を集計します。


◆直行直帰

出勤、退勤両方の打刻が不要です。
設定された出勤予定時刻から退勤予定時刻までの労働時間を集計します。

さて、では実際に設定してみましょう。

設定 > パターン設定 > [新規登録]

みなしスケジュール

上から5行目の「スケジュール種別」を選択します。
ここで「直行」「直帰」「直行直帰」のいずれかを選ぶと、みなし勤務の機能を使用できるんです。
今回は出張を想定して、「直行直帰」を選択してみましょう。

スケジュールパターン名は「出張」にしてみました。
そして、「出勤予定」と「退勤予定」を必ず入力しましょう。
ここに時刻を入力しないと、所定時間を算出できないのでご注意くださいね!
休憩設定も、必要に応じて入力しましょう。

また、「午前/午後出勤のスケジュール」から半休を取得した際のスケジュールも作成できますので
午前半休、午後直行直帰などの場合はご活用くださいね。

はい、これで[登録]ボタンをクリックすると、「出張」というタイトルのみなしスケジュールが作成されます。
これを個人別設定や勤務編集から該当日に割り当てると......

出張日

ホラ、打刻がないのに所定時間が計上されています!出勤日数にもカウントされますよ。

~ご注意ポイント1~

みなし出退勤スケジュールに時間が計上されるのは、当日になってからです。
未来日にスケジューリングしている場合、時間はまだ計上されませんので首を長くしてお待ちください。

~ご注意ポイント2~

あくまでも、出勤予定から退勤予定までの時間を計上する機能です。
残業が発生し、適用したい場合はスケジュール変更申請と打刻申請が必要になります。
管理者の直接編集でもいいですよ!

残業が発生した場合はどう対応すればいいの?

さあ、その残業が発生した場合ですが、前述のパターン新規作成と全く同じ手順で、
名称を「出張(残業あり)」、「スケジュール種別」を「(直行)みなし出勤」にして作りましょう。

間違い探し

これで、出勤はみなし時刻を参照して、退勤は実際の打刻を参照するスケジュールができましたね。
はい、ではせっせとスケジュール申請と打刻申請をしますよ。
スケジュール申請では、「出張」から「出張(残業あり)」に変更して申請します。

スケ申

打刻申請では、実際の業務終了時刻を申請します。

打申

管理者が承認をして、結果がこちら!

出張残業

残業時間が集計されていますね!

応用編~電車遅延にも活用できますよ~

~ご注意ポイント3~

みなしスケジュールは、打刻が不要なスケジュールです。
逆に打刻が入ってしまうと、二重打刻として認識されてしまい未確定勤務となって集計がされません。
これを回避するには、予め下記の設定をしておく必要があります。

設定>従業員種別の設定>対象種別の[編集]>高度な設定>「みなし勤務時の未確定勤務判定」
→未確定勤務判定をしない>[登録]

この設定を行なっておくと、打刻があっても未確定勤務として扱わないことができますよ!

これを応用して、電車遅延の際にこの直行スケジュールを使っているお客様もいらっしゃいます。
電車遅延は遅刻として扱わず、出勤予定時刻からの勤務として扱う場合でも、
通常勤務スケジュールだと出勤打刻がそのまま適用され、遅刻として集計されてしまいますよね。
そこでこの直行スケジュールです。「電車遅延」というタイトルでも1つ作成しておけば、
そのスケジュールに変更することで「打刻は記録しておくけど、集計は出勤予定時刻から」
ということができますね!

電車遅延

いかがでしたか?
使い方がよくわからなくて敬遠していたお客様は、ぜひこの機会にご活用くださいね。

それでは本年もお世話になりました。素敵な年末をお過ごしください。
時節柄ご多忙のことと存じますが、ご自愛くださいね。
また来年からも、よろしくお願いいたします!



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