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予定と実績の差異が一目瞭然!達成状況を確認する予実機能

2013年9月25日 10:00

皆様こんにちは、KING OF TIMEサポートセンターの宍戸です。
残暑の厳しかった9月もやっと終わり、そろそろ秋の足音が聞こえてくる頃ですね。
これから年末商戦に向けて、一足早く繁忙期を迎える方々も多いのではないでしょうか。

さて、繁忙期ですとその日の業務状況によっては予定通りにいかないのが勤怠ですよね。
アルバイトさん達のシフトを組んだはいいけど、結果として出勤日数が増えたとか残業してもらったとか、
当初の予定と実績の差異を確認したいなと思ったことはありませんか?

ムフーン!できるんですよ~。
ドヤ顔
今更私がドヤ顔で言うほどのことでもありませんが、今回は予実機能についてご案内します!

標準の拡張機能なので企業の設定で追加できますよ!

まずは、予実機能そのものを使用できるように以下の下準備をしましょう。

設定 > 企業の設定 > 「予実機能」 → 使用する > [登録]

「確定されたスケジュールとも比較可能」というオプションがありますが、
これは後ほど説明しますので、ご要望に応じてチェックするかどうかをお決めくださいね。


予実機能が使用可能になると、以下のメニューが追加されます。

・日次勤務情報、月次勤務集計、所属情報画面で予実情報を確認する画面へのリンク

・個人別設定画面で、「勤務時間合計を表示する」という表示オプション

・勤怠データ出力レイアウト作成画面にて、各種予定労働時間や予実の差異の出力項目

月次でも日次でも確認できるんです。さらに......

さて、予実を確認するには、まずは予定が組まれていなければいけませんね。
月初めに予めシフトを組んでいれば問題ないですよ~、そうでないお客様は
そうです、個人別設定からスケジューリングしましょう!

シフト表

ここで、さきほどちょっと触れた企業の設定の「確定されたスケジュールとも比較可能」について言及しますね。

あのチェックボックスにチェックを入れて登録した場合は、「予実比較用スケジュールを表示する」というオプションと、
「以下のスケジュールを予実比較用に[登録する]」というボタンが追加されるのです。下の画像の赤枠のところです。

比較用

以下のスケジュールを予実比較用に[登録する]ボタンを押して、
次の確認画面で[登録]をクリックすると、今表示されているシフトを一時保存することができます。
保存期間は次にこの[登録]処理が行われるまでです。

これがどういう事かというと、後々シフト変更があった場合に
「予実比較用スケジュールを表示する」にチェックを入れて[表示]ボタンを押すと
元シフトがどうだったかを確認することができるということなんです。
今はとりあえずこれだけ覚えておいてください。では本題に戻りますね。


スケジューリングが完了したら、月次勤務集計を開いてみてください。
「予実集計情報」というリンクを表示すると、現時点での予定・実績・差異が一目瞭然!
残業がどれだけ発生しているかとか、出勤日数がどれだけ足りないかとか
管理者の悩みのタネがデータとして簡単に確認できちゃうのです!

予実集計情報

はい、ここで表示条件選択欄に寄ってみると......

比較用で予実

「比較用に登録されたスケジュールで予実表示」というオプションがあります。
そうです、先ほど個人別設定で、「以下のスケジュールを予実比較用に[登録する]」という
作業を行った場合は、その登録したスケジュールとの予実をシフト変更後でも確認可能なのです!

現状発生している予実の差異をなくすためにシフト変更をしますよね。
ということは、当初の予定との差異も確認できたら嬉しいですよね?

まあ、「めったにシフト変更もしないし現在の予実だけ確認できればいいや」というお客様は、
この機能は不要どころか選択肢が増えてややこしいだけですので、
企業の設定で「確定されたスケジュールとも比較可能」にはチェックしないことをお勧めします。

もちろんこれは月次の集計ですから、日毎の予実を確認したい時は
日次勤務情報の「勤務予実情報」というリンクから同様に確認可能です。
こちらは比較用に登録したスケジュールの参照機能はありませんので悪しからずご了承ください。

勤務予実情報

労働時間の調整が簡単にできるようになりますぞ

いかがでしたでしょうか。
月の所定時間を超えたら残業にする変形労働制を採用している企業様にはうってつけの機能ですよね。
所定時間を超えないように常に気をつけないといけませんものね。
フレックスタイム制に該当する方などは、
「昨日は予定より3時間多く勤務したから、明日は3時間削ろうかな」
などの調整ができますね!お先に失礼しまーす(ピュー)
調整

それでは今回はこの辺で。
今後もお役立ち情報をご案内させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします!



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