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従業員が多い場合に便利なKING OF TIMEのインポート機能

2012年10月31日 15:09

皆様こんにちは、KING OF TIMEサポートセンターの宍戸です。
多くの企業様は下半期を迎え、慌ただしくお過ごしになっているかと存じます。

「勤怠管理に割く時間がない!」
「従業員を沢山採用したけど一人ひとり登録する時間が惜しい!」
「入社年月日だけ入れたいけど従業員の設定を一個一個開かなければいけないの!?」

ハイご安心下さい!!
今回は、そんなお悩みを解決するインポート機能についてご案内致します!
一括登録を行うにはインポータントな機能です!(ドヤ顔)

寒いギャグ-雪だるま

1000人でも、2000人でもインポートさえ覚えてしまえば楽ちんです

ダジャレがスベったことは気にせずに続けますよ、いいですか。
KING OF TIMEでは、従業員データなどをcsv形式(カンマ区切りの文字列データ)の
ファイルにて一括インポートができます。
新規登録だけでなく、更新にも使用できますので、スタッフの数が多い企業様にとっては
マストな機能となりますね。※インポートは全権管理者のみ行うことができます。

今回は、作っておくととても便利!レイアウト作成からインポートまでの流れを説明します。

《1》 レイアウトの作成

《2》 テンプレートのダウンロード (テンプレート→①で作成したレイアウト)

《3》 ファイルのアップロード (ファイル→②のテンプレートに必要事項を記載したファイル)

と、大まかな流れはこんな感じです。

《1》 最初に、インポートのレイアウトの作成方法

画面右上のメニュー、「データ入出力」をクリックして下さい。

メニュー

[従業員データ入力]の隣の[レイアウト作成]ボタンをクリックすると以下の画面になります。

レイアウト作成

ここで、どの項目をインポートするか「取り込みルール」を作っていただくのです。

「使用区分」という箇所で、「新規・更新」をご選択いただいた場合は
従業員の新規作成及び、既存従業員のデータ更新ができます。
※印の付いている項目は必須項目ですので、必ずご選択下さい。
ではサンプルを以下に。

項目選択

こんな感じでお好きな項目を登録して下さい。

ちなみに、取り込みレイアウトは何個でも作成することができます。
既存従業員の入社年月日だけ一括で設定したい、とか
既存従業員の有休を一括で付与したい、など用途に応じてどんどんお作りください。

上記目的のように従業員の新規登録はせず、既存の従業員のデータを更新するだけであれば
使用区分を「更新のみ」でご選択いただくのですが、
その場合は※印の必須項目は従業員コードのみになります!簡単!
ではサンプルを以下に。

更新のみ

いずれも、画面最下部の[登録]ボタンで作成完了です。

《2》 つぎに、テンプレートのダウンロード

さて、では上記手順で作成したレイアウトのテンプレートをダウンロードしましょう。
画面右上のメニュー、「データ入出力」から[従業員データ入力]ボタンをクリックして下さい。

レイアウト選択⇒[テンプレート]ボタンで、元となるcsvを保存して下さい。

テンプレート

ダウンロードしたcsvをエクセルなどで開き、それぞれの列に対応するデータを
どんどん入力していって下さい。

エクセルで編集

【注意!】 あらかじめ、セルの書式設定でシート全体を「文字列」にしておいて下さい。

エクセル様はかしこいので、従業員コード「0001」などの先頭の「000」を勝手に削除してくれてしまうのです。

Excelにイライラする女性

また、せっかく文字列で作成したcsvファイルをもう一度エクセル様で開いてしまうと
またしても先頭の0を削除したり日付の形式を数式として判断してしまったりとまったくいいことがないので、
作成したデータを確認したい時は、

csvファイルの上で右クリック ⇒ 「プログラムから開く」 ⇒ メモ帳やワードパッドを選択

という手順で内容をご覧下さいね。

《3》 最後に、ファイルのアップロード

作成したテンプレートを再度csvで保存したら、いよいよそのファイルを指定して[アップロード]です。

アップロード

アップロードに成功すると、以下の確認画面になります。[登録]ボタンでインポート完了です♪

確認画面

その他にも応用可能な便利な機能~インポート

いかがでしたでしょうか。休暇の付与もこのインポートでできますので、
慣れればかなり使い勝手の良い機能なんですよ。ぜひご活用下さい!

もちろん、管理画面の操作をマスターしすぎてて画面から一件一件更新する方がむしろ早い人や、
編集対象の従業員数が少ない場合などはこの限りではありませんけどね。

素早く入力する男性

それでは今回はこの辺で。
今後もお役立ち情報をご案内させていただきますので、どうぞ宜しくお願い致します!



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